STABsoft OptServ

STABsoft OptServ ist eine ASP.NET Lösung für Dienstleitungs-Unternehmen zur Verwaltung und Abrechnung der Aufträge. Das Programm wird genau an betriebliche Abläufe angepasst und mit anderen Anwendungen z.B. dem Rechnungsprogramm integriert. Es enthält eine genaue Dokumentation des Workflows und eine Verwaltung der Dokumente aus Office, PDF und Mails. OptServ ist in einer Version für ASP.NET 2.0 und Visual-Studio 2005 verfügbar.

Auftrags-Erfassung und Zuordnung zu Service-Mitarbeiter

Mit dem Auftrag wird ein geplanter Fertigstellungs-Termin und eine Aufgabenbeschreibung erfasst.

Aufgabenliste

Für jeder Mitarbeiter gibt es eine Übersicht der anstehenden Aufgaben. Der Abteilungsleiter kann die Aufgabenlisten der ihm zugeordneten Mitarbeiter einsehen.

Erfassung der Bearbeitungsschritte

Dies ist die zentrale Komponeten des Programmes.  Für frei definierbare Vorgänge wie z.B. Telefonat, Recherche, Besprechung usw. werden Zeiten und Kosten erfasst. Darüber hinaus sind vorgangsspezifische weiter Angaben möglich wie Freitexte oder Mitarbeitername (bei Unteraufträgen). Ein Timer kann für automatische Zeiterfassung genutzt werden.

Abrechnung

Die pro Auftrag angefallenen Zeiten und Kosten werden - getrennt nach Fremd- und Eigen-Kosten - summiert und in eine Abrechnungs-Datei eingetragen. Dabei sind Anpassungen - wenn z.B. nicht alles dem Kunden berechnet wird - möglich.

Automatisch generierte Mails

Bei bestimmten Vorgängen sind Mails an Kunden, die Verwaltung oder Projektleitung notwendig. Diese werden weitgehend automatisch generiert und können mit Anmerkungen ergänzt werden. Dabei wird unterschieden zwischen Mails vor der Vorgangsbearbeitung (weil die Mail den Bearbeitungsschritt darstellt) und Mails als Information über einen abgeschlossenen Bearbeitungsschritt.

Vorgangsverwaltung

Für jeden Bearbeitungsschritt wird in einer Vorgangsdatei definiert. Dabei können beliebige Daten abgefragt, Mails definiert und eine Zuordnung zu Mitarbeiterrolle vorgenommen werden. Jeder sieht nur die Vorgänge, die er ausführen darf.

Zuordnung von Word- / Excel/PDF-Dateien und Mails zu Service-Aufträgen

Während der Bearbeitung eines Auftrages kann per Tastenkombination eine Word- oder Excel-Datei sofort zum Auftrag gespeichert werden. Im Outlook wird beim Senden einer Mail gefragt, ob diesem zum bearbeiteten Auftrag gespeichert werden soll. Diese Dateien sind später per Mausklick im Browser abrufbar und stehen für die Volltextsuche zur Verfügung.

Volltextsuche

Die in Windows eingebaute Volltext-Funktion wird genutzt um die Dateien - incl. PDF und TIFF mit OCR zu durchsuchen. Aus Performance-Gründen wird die Volltext-Indizierung auf einem separaten Server ausgeführt und per Web-Service aufgerufen.

Offen nach allen Seiten

Kein Unternehmen ist wie das andere. Zugriff auf ERP-Systeme oder vorhandene Datenbestände sind selbstverständlich.